一、 因公出访范围

1．教职工短期出国参加学术会议、访问考察（一个月以下）；合作研究、短期讲学（半年以下）。

2．教职工短期（七天以下、三个月两次、六个月多次）、在校学生（包括本科生、硕士研究生、博士研究生）短期（七天以下、三个月两次）因公赴香港、澳门参加学术会议、访问考察、参加竞赛等。

3．教职工、在校学生（包括本科生、硕士研究生、博士研究生）因公赴台湾参加学术会议、访问考察、参加竞赛、合作研究、短期讲学等。

 

备注：

1．凡属以下情形之一者，应循因私渠道办理出国、出境手续：

（1） 教职工长期赴香港、澳门合作研究、讲学、读书进修。

（2） 在校学生（包括本科生、硕士研究生、博士研究生）出国，赴香港、澳门合作研究、读书学习。

2．凡属以下情形之一者，应向学校人事处提交申请报告，并办理有关出访手续：

（1）教职工长期（一个月以上）出国、赴台湾合作研究、讲学、读书进修。

（2）教职工长期（连续一个月以上）赴香港、澳门工作。

 

二、因公出国、赴港澳申办程序

1. 出访者须至少提前一个月（因各领馆办理签证所需时间不同，具体情况请向国际交流处交流科咨询）向国际交流处交流科提交以下材料：

（1） 按要求填写有关表格（表格可到有关使领馆和公安厅（局）网站下载，或向国际交流处咨询）。

（2）邀请信原件一份及复印件三份，中文译文三份。邀请信必须由出访国或地区本土发出，包含下列内容：被邀请人姓名、单位、职务，邀请人姓名、单位、职务，出访目的、地点、时间、期限、费用来源等情况。

（3）身份证复印件一式两份。身份证必须是本市公安机关签发的，若非本市身份证，必须提供本人的本市户口证明和工作单位证明。

（4）按要求提供合格相片。办理因公通行证或护照者，请提供两张大一寸的正面免冠光面近照，相片底色为白色或淡蓝色。需办签证者，按各国签证要求提供相片（详情请向国际交流处咨询或上有关使领馆和公安厅（局）网站查询）。

（5）已到退休年龄者，需提供返聘证明。70岁以上的出访者需提供市一级医院出具的健康证明。

（6）赴日本者需提供日本本土发出的“三书”（招聘理由书、身元保证书、滞在予定表）原件一份，复印件两份，以及邀请单位的“法人登记誊本”原件一份，复印件两份；如属日本的大学教授发出邀请，则需提供该教授的“在职证明书”原件一份，复印件两份。

（7）办理随团出访的申请者除以上材料外，还需提供组团单位的“征求意见函”、“任务通知书”、“任务批件”原件一份，复印件两份。

2. 由国际交流处上报校领导审批，再上报广东省外事办审批（需时两周）。

3. 申报获批后，由国际交流处为出访者备齐材料代办护照签证手续或通行证签注手续（所需时间为5个工作日至一个月不等，视各国签证要求而定；办美国签证需提前两个月预约面谈）。

4. 出访手续办好后通知出访者缴纳办证费，取证。

5. 出访者必须在出访归来一个月内将证照交回国际交流处，个人不得保存因公证照。若未交回旧证照，不能办理新证照。出访者完成出访任务后应向国际交流处提交出访情况小结，以便学校能及时掌握对外学术交流的动态。

 

三、 组团出国、赴港澳申办程序

1. 凡三人以上（含三人）团组因公出国、赴港澳需到国际交流处/港澳台事务办公室领取并填写《团组（三人以上，含三人）因公出访预审表》，由学校批准后再到国际交流处办理相关手续。

2. 校内跨学院组团出国、赴港澳应由学校决定参团学院及人员名单，并由学校领导带队出访。

3. 我校组团、外单位参团的因公出国、赴港澳地区短期交流的申办程序：

（1）组团的院系向学校提交组团的申请材料，包括申请报告及成员名单、出访国家和地区的邀请信。

（2）学校批准后，由国际交流处正式向各参团单位发征求意见函。

（3）各参团单位在回复同意参团的同时，把副处级以下人员的政审批件一并附上。如外单位参团人员中有副厅级或以上的干部，请该单位在回复同意参团的同时，附上主管省市领导的审批意见。

（4）材料备齐后，由国际交流处向广东省外事办申报组团征求意见函（随函附上各参团单位的同意函、副厅级以上人员的主管省市领导同意函、出访人员名单以及邀请信等）。

（5）省外办批复征求意见函后，由国际交流处按因公出国、赴港澳申办程序办理申报和签证等有关手续。

 

四、因公赴台湾地区申办程序

1. 出访者必须至少提前四个月（合作研究需提前六个月）向港澳台事务办公室提交以下材料：

（1） 按要求填写并加盖公章的《广东外语外贸大学公派出国及赴港澳台申请表》、《赴台人员审查表》一式两份，副厅级或以上者此表一式四份（表格请到港澳台事务办公室领取）。

（2）台湾方邀请信及费用证明一式三份。邀请信应包含下列内容：被邀请人姓名、单位、职务，邀请人姓名、单位、职务，出访目的、地点、时间、期限、费用来源等情况，如邀请信上没有说明费用情况则请另行提供费用证明。邀请信中不能出现“民国年号”、“中华民国”、“R.O.C.”、“中央”、“全国”等有“国家”或“中央政府”含义的称谓字样。

（3）台湾邀请单位简介一式三份。

（4）在台湾期间行程安排一式四份。如参加学术会议，还需提供会议的议程安排一式四份。

（5）赴台人员名单表一式五份（此表请到港澳台事务办公室领取）。

大陆被邀请人员总名单一式三份。

（6）如参加国际会议需提供邀请方的政治保证函一式三份。

（7）70岁以上赴台者需提供市一级医院出具的健康证明一式三份。

2. 由港澳台事务办公室上报学校审批，再上报广东省台办审批立项。

3. 待省台办立项后，出访者请台方为其办理赴台旅行证，并将复印件交港澳台事务办公室。

4. 港澳台事务办公室备齐相关材料后，再交省台办上报国台办审批。

5. 待国台办批准并把赴台批件寄到省台办后，出访者到港澳台事务办公室接受行前教育，持我校开具的行前辅导证明到省台办领取赴台批件，换取省台办的行前辅导证明。

6. 出访者持以下材料到省公安厅办理《大陆居民往来台湾通行证》。

（1）我校开具的赴省公安厅证明。

（2）省台办的行前辅导证明。

（3）国台办批件复印件（请将批件复印件一份送港澳台事务办公室存档）。

（4）赴台旅行证复印件。

（5）邀请信原件及复印件、日程表复印件。

（6）户口簿原件及复印件。

（7）身份证原件及复印件。

（8）工作证原件及复印件。

（9）大一寸白底彩照四张。

7. 出访者必须在出访归来15天内向港澳台事务办公室提交出访情况小结，以便学校能及时掌握对外学术交流的动态。

 

备注：我校人员参加外单位组团赴台湾的申办立项程序：

1. 由组团单位发正式的征求意见函给学校，出访者开始办理校内的申请手续：填写《广东外语外贸大学公派出国及赴港澳台申请表》、《赴台人员审查表》一式两份，副厅级或以上者此表一式四份（表格请到港澳台事务办公室领取），附上组团单位来函一起交由港澳台事务办公室上报学校审批。

2. 待学校批准后，由港澳台事务办公室正式复函组团单位，然后由组团单位统一向国/省台办申办赴台立项的有关手续。

3. 待国台办批准立项后，出访者将“赴台通知书”原件及复印件三份和“国台办批准立项的批复件”交港澳台事务办公室拟文上报省台办。

4. 省台办下达“赴台确认件”并转给组团单位后，由组团单位统一请台方办理“赴台旅行证”，并将“赴台旅行证”的复印件报国台办审批。

 

注：有关个人因私办理出国、出境的手续，请参考《广东外语外贸大学关于办理因私出国（境）证件有关问题的通知》，或者登陆“广东省公安厅出入境政务服务网（www.gdcrj.com） 或“广州金盾网（www.gzjd.gov.cn） ”查询。